WHISTLEBLOWERPOLITIK

Vores WHISTLEBLOWERPOLITIK

Poul Schous whistleblowerordning har til formål at øge mulighederne for, at Poul Schous ansatte kan ytre sig om kritisable forhold på arbejdspladsen uden at frygte for negative konsekvenser. Formålet med whistleblowerordningen er således at sikre åbenhed og gennemsigtighed i forhold til eventuelle (lov)overtrædelser og alvorlige uregelmæssigheder.

Poul Schous whistleblowerordning skal ses som et supplement til den direkte og daglige kommunikation på arbejdspladsen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Ordningen udgør desuden et supplement til eksisterende muligheder for fx at rette henvendelse til nærmeste leder, HR-afdelingen eller tillidsrepræsentanten.

Poul Schou opfordrer alle til at anvende vores whistleblowerordning, således at eventuelle overtrædelser kan imødegås hurtigt og effektivt internt. Whistlebloweren kan dog frit vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning eller en ekstern whistleblowerordning ved fx Datatilsynet. Poul Schous whistleblowerordning udelukker ikke muligheden for at indberette via eksterne kanaler som fx tilsynsmyndigheder.

Poul Schous whistleblowerenhed
Indberetninger til Poul Schous whistleblowerordning behandles af Poul Schous whistleblowerenhed, bestående af økonomichef Brian Christiansen og direktionssekretær Tina Frydendal.

Spørgsmål til de enkelte indberetninger eller Poul Schous whistleblowerordning i det hele taget kan rettes til:

[Brian Christiansen]
[Økonomichef]
[whistleblower@poulschou.dk]

Poul Schous whistleblowerordning anvender et mailsystem til registrering og behandling af
indberetninger. Processen for systemet er som følge:
1) en indberetning modtages i mail-indbakken, der kvitteres for modtagelse,
2) indberetningen undersøges og afsenderen kontaktes evt. for mere information,
3) sagen afsluttes og hvis muligt sendes en rapport til afsenderen, hvor undersøgelse og endelige beslutning kort beskrives.
Whistleblowerenheden er bundet af tavshedspligt, og din identitet og informationer, der kunne bruges til at identificere dig som whistleblower, vil derfor ikke blive delt, uden dit direkte samtykke, med nogen udenfor enheden, medmindre krævet ved lov.

Desuden vil de informationer der følger af din indberetning behandles på et strengt ”need to know” basis, hvilket vil sige, at al information forbliver inden for enheden, medmindre det er strengt nødvendigt at dele (ikke identificerbar) information med andre, under vores undersøgelse. Al behandling af persondata vil behandles i overensstemmelse med de til enhver tid gældende persondatapolitikker.

Behandling af indberetninger kan i øvrigt afhængigt af indberetningens indhold og karakter ske med hjælp fra en ekstern part, eksempelvis en advokat eller revisor, der ligeledes vil være bundet af ovenstående tavshedspligt.

Oplysninger, der kan indberettes om
Poul Schous whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted i Poul Schou.

En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser heller ikke er omfattet.

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane, grov chikane eller mobning.

Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, som bl.a. regler om sygefravær, påklædning og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke anses som grove overtrædelser og skal dermed ikke indberettes til Poul Schous whistleblowerordning. Sådanne oplysninger kan i overensstemmelse med gældende retningslinjer indgives til nærmeste leder, HR-afdeling eller en tillidsrepræsentant.

Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.

I Bilag 1 er der angivet eksempler på alvorlige lovovertrædelser, alvorlige forhold og oplysninger, som ikke er omfattet af whistleblowerordningen.

Indberetning af overtrædelser
Indberetning skal ske pr. e-mail til: whistleblower@poulschou.dk

Der kan foretages ikke anonyme indberetninger, dog har vi i enheden tavshedspligt, som beskrevet
uddybende nedenfor.

Persongrupper, der kan indgive oplysninger til whistleblowerordningen
Følgende persongrupper kan anvende Poul Schous whistleblowerordning:

  • Poul Schous ansatte
  • Direktion og bestyrelsesmedlemmer
  • Aktionærer
  • Leverandører, kunder og øvrige samarbejdspartner
  • Øvrige persongrupper, som kan være omfattet

Behandling af indberetninger
I forbindelse med modtagelsen af en indberetning vil Poul Schous whistleblowerenhed bekræfte modtagelsen inden for syv dage. Det vil ske via en sikker mail. Poul Schous whistleblowerenhed vil herefter følge omhyggeligt op på indberetningen. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.

Whistleblowerenheden vil indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder indenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder udenfor whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundet, bliver indberetningen afvist. Whistlebloweren vil få besked herom.

Hvis indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, bliver indberetningen behandlet. Det indebærer bl.a., at Poul Schous whistleblowerenhed, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil indhente yderligere oplysninger internt i koncernen. Efter omstændighederne kan det også indebære yderligere dialog med whistlebloweren.

Eksempler på opfølgning:

  • Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden.
  • Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse.
  • Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.
  • Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.

Whistleblowerenheden vil – afhængigt af sagens karakter – senest inden for tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil Poul Schous whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan fx skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren.

Tavshedspligt og behandling af oplysninger
Medarbejdere, der er tilknyttet Poul Schous whistleblowerenhed, har en særlig tavshedspligt i forhold til de oplysninger, der indgår i indberetningerne.

Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten.

Poul Schous whistleblowerenhed behandler i videst muligt omfang indberetninger fortroligt.

Oplysninger fra en indberetning behandles i overensstemmelse med behandlingsreglerne i whistleblowerlovens § 22 og i databeskyttelsesforordningen og -loven. Poul Schous whistleblowerenhed kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med Poul Schous whistleblowerordning.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, fx med det formål at følge op på indberetningerne. Whistlebloweren bliver underrettet forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare. Det vil fx kunne være tilfældet, hvis en sådan underretning konkret vurderes at ville medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, at vidner vil blive påvirket, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning.

Beskyttelse af whistleblowere
En whistleblower må ikke udsættes for repressalier, herunder trussel om eller forsøg på repressalier, fordi vedkommende har foretaget indberetning til Poul Schous whistleblowerenhed eller en ekstern whistleblowerordning (Datatilsynet). Endvidere må whistlebloweren ikke hindres eller forsøges hindret i at foretage indberetninger.

Repressalier forstås som enhver form for ufordelagtig behandling eller ufordelagtig følge som reaktion på en intern eller ekstern indberetning, som forårsager eller kan forårsage whistlebloweren skade.

Whistlebloweren kan ikke ifalde ansvar for at indberette fortrolige oplysninger, hvis vedkommende har rimelig grund til at antage (god tro), at oplysningerne i en indberetning er nødvendige for at afsløre en alvorlig lovovertrædelse eller et alvorligt forhold.

Forsøg fra Poul Schous ansatte eller ledelse på at hindre en whistleblower i at foretage indberetning eller på at udøve repressalier mod en whistleblower, der har indberettet i god tro, vil medføre ansættelsesretlige konsekvenser.

Yderligere oplysninger
Justitsministeriet har udarbejdet en vejledning for personer, der ønsker at indgive eller overvejer at indgive oplysninger som whistleblower. Vejledningen giver en overordnet beskrivelse af whistleblowerloven, herunder beskrivelser af whistleblowerordninger, indberetningsmuligheder. Whistleblowerens rettigheder og beskyttelse af whistleblowere. Vejledningen kan hentes på Justitsministeriets hjemmeside www.jm.dk

Bilag 1.

Eksempler på alvorlige lovovertrædelser
Overtrædelser af straffeloven, der i almindelighed vil være omfattet af anvendelsesområdet:

  • Bestikkelse, jf. straffelovens § 144.
  • Dokumentfalsk, jf. straffelovens § 171.
  • Hacking, aflytning, optagelse af samtaler mellem andre mv., jf. straffelovens § 263.
  • Tyveri, jf. straffelovens § 276.
  • Underslæb, jf. straffelovens § 278.
  • Bedrageri, jf. straffelovens § 279.
  • Databedrageri, jf. straffelovens § 279a.
  • Mandatsvig, jf. straffelovens § 280.
  • Afpresning, jf. straffelovens § 281.

Overtrædelser af særlovgivning eller anden lovgivning, der i almindelighed vil
være omfattet af anvendelsesområdet:

  • Overtrædelser af skattelovgivningen.
  • Tilsidesætte af tavshedspligter.
  • Overtrædelser af lov om bogføring.
  • Overtrædelser af godskørselsloven, jf. godskørselslovens §§ 17-17 b.
  • Overtrædelser af luftfartsloven, jf. luftfartslovens § 149.
  • Tilsidesættelse af en lovbestemt handlepligt.
  • Overtrædelse af regler om magtanvendelse.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, herunder undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet (jf. dog nærmere nedenfor om bagatelagtige
    overtrædelser).
  • Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Chikane:

  • Seksuel chikane, jf. ligebehandlingslovens § 1, stk. 4, jf. stk. 6.
  • Grov chikane, fx på grund af race, køn, farve, national eller social oprindelse, politisk eller religiøst tilhørsforhold.
  • Mobning.

Eksempler på alvorlige forhold

Forhold der i almindelighed anses som alvorlige:

  • Tilsidesættelse af faglige standarder, der fx vil kunne medføre en risiko for personers sikkerhed og sundhed.
  • Grove eller gentagne overtrædelser af arbejdspladsens interne retningslinjer om fx tjenesterejser, gaver eller regnskabsaflæggelse (jf. dog nærmere nedenfor om bagatelagtige overtrædelser).
  • Alvorlige fejl og alvorlige uregelmæssigheder forbundet med it-drift eller it-systemstyring.
  • Særlige tilfælde, hvor mindre samarbejdsvanskeligheder indebærer store risici, og dermed udgør et alvorligt forhold.

Eksempler på oplysninger, som ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde

  • Oplysninger af bagatelagtig karakter, oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelse af interne retningslinjer om sygefravær, rygning, påklædning eller accessoriske bestemmelser som fx manglende
    overholdelse af dokumentationspligt.
  • Oplysninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold, herunder konflikter mellem medarbejdere, samarbejdsvanskeligheder eller forhold, der henhører under det fagretlige system, medmindre der er tale om seksuel chikane eller anden form for grov chikane eller mobning.